¿Cómo elegir el mejor proceso para automatizar?

Al igual que sucede con muchas nuevas tecnologías, la incorporación del RPA en las empresas requiere una inversión de tiempo y recursos, así como un compromiso de cambio. En nuestro vídeo explicamos las cuestiones que deben preguntarse los responsables de estos proyectos antes de acometer un proyecto RPA. Una vez que se ha tomado la decisión, la siguiente etapa del viaje es elegir los procesos más adecuados para la automatización y que mayor potencial tienen para aportar valor a la compañía.

En las conversaciones que hemos mantenido con cientos de clientes durante este año la decisión más difícil en RPA es elegir con qué proceso comenzar este cambio. Por ejemplo, ¿debería abordar primero los procesos simples o primero debe automatizar el proceso más grande y complejo? Todo tiene sus puntos a favor y sus puntos en contra. Si comienza por automatizar procesos simples, potencialmente obtendrá resultados más rápidos con perturbaciones mínimas. En el lado negativo, los resultados probablemente tendrán un impacto mínimo en las operaciones de su compañía en términos de resolución de tiempo o ahorro de costos. Si elige procesos complejos que son críticos para el negocio de su compañía, entonces la recompensa y el ROI pueden ser mucho más grandes, pero el tiempo y el esfuerzo también serán mayores. Entonces, ¿por dónde empezar?

Empecemos con lo básico. La primera de oro que debemos seguir es que un proceso a automatizar debe basarse en reglas y poder definirse antes de comenzar la automatización. Estos tipos de procesos se basan en la mayoría de los datos y se prestan para tareas tediosas y repetitivas comúnmente asociadas con procesos de Recursos Humanos, Finanzas y Contabilidad, Servicios de TI y Operaciones.

Una buena práctica para llevar a cabo esta evaluación inicial es crear una matriz para calificar el potencial de automatización de sus procesos empresariales. Este cuadro de mando le ayudará a realizar un seguimiento y proporcionar visibilidad del esfuerzo de automatización del proceso que está considerando y le ayudará a evitar posibles dificultades.

Para ayuda a determinar cuál de sus procesos basados ​​en reglas ofrecerá el mayor valor en la automatización, le recomendamos que evalúe y analice cada proceso en función de estos 3 criterios:

El factor humano
Los procesos que consumen demasiado tiempo de personas son excelentes candidatos para la automatización. En un estudio realizado por el grupo Vanson Bourne, el 63% de las empresas encuestadas dedican más de una cuarta parte de su tiempo a tareas manuales repetitivas y el 17% dedica más de la mitad de su tiempo. Al automatizar tareas administrativas sin valor y repetitivas, su personal puede centrarse en actividades que requieren creatividad, habilidades interpersonales, resolución de problemas y toma de decisiones.

Puedes hacerte las siguientes preguntas al respecto:

  • ¿Qué procesos ocupan un gran porcentaje del tiempo de los trabajadores de la empresa?
  • ¿Qué procesos requieren un alto porcentaje de personal?
  • ¿Qué procesos requieren la contratación de personal adicional durante los picos a lo largo de los años?

Complejidad

Los procesos complejos que tienen funciones críticas en las operaciones diarias de su empresa tienen más que lograr con RPA y, por lo general, generan mayor retorno de la inversión. Pero tenga en cuenta que, en general, los escenarios de automatización de estos procesos también demorarán más en desarrollarse e implicarán un mayor compromiso de todos los stakeholders del proceso. La mejor manera de abordar este paso es hablar con las personas que realizan el proceso día a día para reunir los requisitos de primera mano, de modo que tenga una idea clara del alcance y el tiempo requerido.

Puedes hacerte las siguientes preguntas al respecto:

  • ¿Cuántos pasos están involucrados en el proceso (pasos de usuario y pasos de integración)?
  • ¿Incluye funciones críticas?
  • ¿Cuántas aplicaciones diferentes utiliza el proceso?
  • ¿Hay puntos de decisión dentro del proceso que requieren intervención humana?
  • ¿Cuál es el tiempo de entrega estimado para desarrollar el escenario de automatización?

Estabilidad

El tercer factor a considerar es si el proceso es lo suficientemente estable como para automatizarlo. Un proceso que cambia con frecuencia o tiene cambios significativos no planificados es un candidato a descartar para la automatización a pesar de que cumpla los criterios anteriores.

Puedes hacerte las siguientes preguntas al respecto:

  • ¿Con qué frecuencia se cambia el proceso?
  • ¿De qué envergadura son los cambios?
  • ¿Cuál es el plazo para los cambios?

Elegir qué procesos automatizar no es fácil. Sin embargo, cuanto mejor comprendas el proceso a llevar a cabo, antes podrás crear el escenario de automatización ideal para lograr el éxito.

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