RPA ¿Está su compañía preparada para la automatización robótica de procesos?

Muchos de vosotros os estaréis preguntando qué es eso de la automatización robótica de procesos (RPA).

¿Qué es la automatización robótica de procesos?

La Automatización Robótica de Procesos (RPA son sus siglas en inglés) es una tecnología emergente basada en la noción de robots de software o inteligencia artificial.

Antes de embarcarse en la automatización robótica de procesos, las empresas deben evaluar los objetivos de las áreas interesadas, el estado de sus operaciones actuales y deseados, el  talento con el que cuentan y la disposición de los altos ejecutivos a patrocinar la integración del trabajo humano y virtual.

En definitiva primero hay que conocer si su empresa está preparada para todo esto.

La gestión del cambio es importante y por eso cuando nos embarcamos en un proyecto de automatización robótica de procesos debemos tener claro las respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo cambiarán los procesos de trabajo?
  • ¿Cómo cambiarán las funciones del personal?
  • ¿Cómo cambiará la organización?

El proceso de transformación que está viviendo la empresa tiene las siguientes fases:

  • Actividad Manual. Donde se realizan tareas rutinarias por humanos y trabajar por actividades en múltiples sistemas. Muchas empresas todavía tienen muchos procesos en esta fase.
  • Automatización de procesos grandes. Es la combinación del trabajo humano con los robots. Los humanos realizan tareas concretas entre procesos robotizados. En esta fase es donde la tecnología RPA desarrolla su trabajo.
  • Automatización total. El trabajador virtual, robotizado, ejecuta una serie de rutinas y pasos predecibles, y trabaja en consecuencia. En esta fase estamos hablando de Inteligencia Artificial.

Premisas para llevar un proyecto de automatización robótica de procesos

En RPA las expectativas de la alta dirección a menudo no están claramente definidas más allá de la creencia básica de que la tecnología es más rápida, más fácil y más barata de implementar que los sistemas tradicionales de automatización.

A la dirección le suena a ahorro de costes y a minimizar errores humanos. En definitiva están convencidos que ganarán más dinero. Eso será así si hacemos bien las cosas.

En cambio el departamento de IT lo verá como una intromisión en sus responsabilidades. Además los empleados de operaciones pensarán que se van a prescindir de parte de ellos.

En este contexto, los defensores de la Robotización no sólo tienen que crear expectativas realistas a la Dirección, sino que deben comprometerse de manera productiva con el resto de grupos de interés de la empresa.

Los puntos clave para crear dichas expectativas y presentar un plan en torno a la Robotización, tienen que incluir el coste que va a suponer frente a los ahorros y los aumentos productivos que se conseguirán.

También es necesario establecer la velocidad y los recursos necesarios para el despliegue, así como transmitir el cambio organizacional y los impactos en los recursos humanos.

Para la implantación de la robotización automática de procesos, el CIO y el departamento de Tecnología son imprescindibles y se tienen que sumar al equipo lo antes posible.

Las soluciones de automatización robótica de procesos no requieren de importantes recursos, la participación de IT es necesaria para implementar y mantener los servidores y crear el entorno de desarrollo necesario para probar y desplegar las herramientas RPA.

Sería un error no involucrar a IT en el proyecto, por considerar que van a entorpecer el plan. No tenerlos en cuenta conducirá a problemas de seguridad, rendimiento y desconexiones.

Otro aspecto importante son los Recursos Humanos. Las percepciones de los empleados afectados pueden variar ampliamente, y pueden ir desde el deleite en la eliminación de las tareas de menos valor hasta el miedo a la pérdida de empleos.

Lo más común es que piensen que la automatización va a suponer despidos. Un plan de comunicación proactivo que anticipe las respuestas a sus preocupaciones es imprescindible para prevenir rumores y especulaciones.

El departamento de Recursos Humanos debe estar involucrado en el desarrollo de un plan para gestionar el impacto de la robótica en los empleados. Algunos de ellos podrán desempeñar los nuevos roles que se han desarrollado con la automatización de procesos.

Ahora que ya conocemos las premisas para embarcarnos en un proyecto de automatización robótica de procesos, la próxima semana intentemos dar respuesta a las 3 preguntas que nos teníamos que hacer. Mientras tanto puedes conocer el enfoque de Nimbul a su departamento de RPA.

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